Integrare (interfatare) magazin on-line tip Magento cu WinMentor ERP – Studiu de caz

Clientul

Infiintat in 2006, comodo.ro este magazinul online ce ofera o gama diversificata de incaltaminte, haine si accesorii, produse 100% originale ale unor branduri prestigioase ca Adidas, Puma, Nike, Lacoste, Diesel, Clarks, Bata, Geox, Converse la preturi accesibile. Magazinul Online este realizat pe platforma Magento. ERP-ul folosit este WinMentor

 

Cerinta Clientului

Datorita numarului mare de comenzi, facturi proforme zilnice si a numerosilor clienti noi inregistrati in magazinul online, precum si datorita cresterii ofertei de produse la peste 10000 de SKU, clientul avea nevoie de o automatizare a procesului de tranzactionare a informatiilor din Magento in WinMentor (clienti noi, facturi, retururi, incasari) si invers, din Magento in WinMentor (articole noi, preturi curente, stocuri).

Pana in momentul respectiv, inregistrarile (creare documentelor, clientilor, articolelor, actualizarile etc) erau efectuate manual. Aceste inregistrari de multe ori erau insotite de aparitia greselilor umane de operare atat in WinMentor ERP cat si in partea de administrare (back-end) al magazinului on-line Magento.

Solutia Solutia este aplicatia “Primordial” de tip Backoffice care, printr-o interfata grafica intuitiva si usor de folosit, interfateaza magazinul Magento cu Winmentor.

Iata pasii implementarii in acest caz:

1. Accesul la sursele de date

Magento – accesul la datele magazinului virtual se face  pe doua cai: fie folosind Magento API prin acces liber la webervice-uri corespunzatoare, fie accesand direct tabelele bazei de date de tip MySQL in urma permisiunilor acordate de administratorul Magento.

WinMentor – accesul la informatiile din WinMentor ERP se face prin intermediul aplicatiei DocImpServer, de tip COM Server, pusa la dispozitie de producatorul erp-ului

2. Unificarea nomenclatoarelor de produse oferite de cele doua platfome.

Aceasta s-a realizat prin unificarea campului SKU specific articolului de tip configurabil Magento cu campul cod extern specific articolului cod mentor.

O caracteristica importanta a magazinelor online in domeniul fashion mai ales, este afisarea stocului artiolelor pe marimi, culori etc (exemplu: pantofi Adidas marimea 42 sau Tricou puma XL negru).In Magento aceste categorisiri se reflecta ca articole de tip ‘simple’ caracterizate prin anumite atribute si valori ale acestora. In Winmentor corespunzator acestor categorisiri avem atributele de caracterizare specifice unui articol, pe baza carora se poate tine dealtfel si stocul. A fost nevoie si de o unificare a acestor atribute, astfel incat stocul indicat de WinMentor sa fie acelasi cu stocul indicat de magazinul on-line Magento

3. Unificarea nomenclatoarelor de clienti oferite de cele doua platfome.

Pentru clientii deja existenti pe ambele platforme, unificarea s-a facut pe baza unui algoritm de potrivire (matching) bazat pe valori ale inregistrarii client (ex: nume, prenume, judet, localitate etc).

Pentru clientii noi Magento se insereaza pe campul cod extern al inregistrarii WinMentor, ID-ul inregistrarii corespunzatoare din Magento, astfel realizandu-se “potrivirea”.

De retinut este faptul ca aplicatia Primordial ofera posibilitatea afisarii fie a nomenclatoarelor din Magento fie a nomenclatoarelor din WinMentor si scoate in evidenta toate erorile cu privire la ‘nepotrivirea’ inregistrarilor corespunzatoare de pe cele doua platforme.

O data realizata unificarea nomenclatoarelor, urmatorii pasi se refera la ceea ce trebuie inserat sau actualizat, adica la tranzactiile dintre cele doua platforme.

De retinut este faptul ca, in aplicatia Primordial, tranzactiile se pot executa fie manual, la cererea utilizatorului, fie automat, prin ‘joburi’ programate sa se lanseze zilnic, la anumite ore setate.

 

4. Facturile proforme, retururile si clientii noi din Magento in WinMentor

Tranzactiile se executa intr-un interval de timp setat.

Aplicatia Primordial selecteza inregistrarile corespunzatoare din Magento, le stocheza in baza de date proprie, le vizualizeaza dupa care le insereaza in WinMentor cu numere corespunzatoare carnetelor de documente existente in WinMentor.

Scoate in evidenta eventualele incompatibilitati care ar putea exista(clienti, articole), da posibilitatea corectarii acestora, astfel incat utilizatorul are certitudinea inserarii unor date consistente in WinMentor, Facturile se insereaza  ca si operate prin urmare se executa si o actualizare automata a stocului in WinMentor.

Se identifica in WinMentor clientii atasati facturilor proforme din Magento in WinMentor. Daca acestia sunt clienti noi, se insereaza o data cu factura si clientul nou in WinMentor cu adresa de facturare specificata in Magento.

De retinut ca pe o factura se insereaza atat produsele cat si taxele de curierat.

Se ofera cifre de control care asigura utilizatorul ca tot ceea ce s-a emis in Magento ajunge si in WinMentor.

 

5. Articole noi, stocurile din WinMentor in Magento.

Tranzactiile se executa pe baza selectarii in aplicatia Primordial a documentelor de tip Receptie sau Facturi de Intrare create in WinMentor.

Pe baza pozitiilor-articole ale acestor documente, aplicatia identifica articolele din Magento si ‘aduna’ la stocul deja existent, cantitate intrata, astfel pastrandu-se ‘potrivirea’ stocului dintre cele doua platforme. (De retinut ca facturile proforme in Magento scad stocul). Articolele considerate noi, se creaza automat si in Magento.

 

6. Preturile din WinMentor in Magento

Aplicatia Primordial permite si actualizarea preturilor gestionate, din Winmentor in Magento

7. Incasarile sau Registru de Casa in WinMentor .

In acest caz, platile facute de catre clientii magazinului online ajung la beneficiar prin intemediul unei firme de curierat care are rolul de a livra marfa si a incasa banii (plati ale clientilor prin ramburs).Periodic, firma de curierat trimite raport cu incasari prin intermediul unui fisier specific.

Aplicatia Primordial, parseaza fisierul, vizualizeaza incasarile pe zile, pe baza unei informatii comune intre fisier si magento (OCM-ul) identifica facturile proforme din magento, pe baza facturilor proforme identifica facturile corespunzatoare deja emise in WinMentor, si astfel are toate informatia necesara pentru a crea registrul de casa in WinMentor cu pozitii de tip incasare – factura restanta la care face referire incasare. Astfel, automat se sting restantele clientului magazinului online

 

Concluzii, Rezultate si Beneficii

Cel mai important beneficiu este eliminarea efortului de copiere manuala de informatii intre WinMentor si Magento, reducand astfel posibilitatea aparitiei de greseli umane.

Nu mai exista timp operare manuala a facurilor in WinMentor (in cazul nostru s-a eliminat timp de operare 8h zilnic)

Nu mai exista timp operare manuala a registrului de casa(in cazul nostru s-a eliminat timp de operare 16 ore saptamanal)

Zilnic, mai exista maxim 1/2 ora de verificare si corectare eventuala a incosistentelor.

Rapoartele si Contabilitatea din WinMentor reflecta 100% activitatea operativa executata pe partea de magazin-online

Si sa nu uitam de acuratatea datelor atat pe parte de magazin online cat si pe cea din WinMentor

 

Implementarea solutiei, din momentul exprimarii cerintei pana la functionalitate completa, a durat 2 luni, totul defasurandu-se remote prin intermediul Skype si TeamViewer.

Despre aplicatia Primordial si Contact gasiti informatii:

aici: www.primordialsoft.ro/solutii/Primordial_WEB

This entry was posted in Creare magazin online si Integrare ERP (WEB), Softul Primordial and tagged , , , . Bookmark the permalink.

One Response to Integrare (interfatare) magazin on-line tip Magento cu WinMentor ERP – Studiu de caz

  1. Andrei Blaj says:

    Baieti, e foarte misto ce ati facut. Noi am facut acelasi lucru la Wintermag si Summermag, ma gandeam ca suntem singurii nebuni care s-ar baga la asa ceva, dar se pare ca mai sunt :D

    Felicitari!