Integrare (interfatare) magazin on-line tip Magento cu WinMentor ERP – Studiu de caz

Clientul

Infiintat in 2006, comodo.ro este magazinul online ce ofera o gama diversificata de incaltaminte, haine si accesorii, produse 100% originale ale unor branduri prestigioase ca Adidas, Puma, Nike, Lacoste, Diesel, Clarks, Bata, Geox, Converse la preturi accesibile. Magazinul Online este realizat pe platforma Magento. ERP-ul folosit este WinMentor

 

Cerinta Clientului

Datorita numarului mare de comenzi, facturi proforme zilnice si a numerosilor clienti noi inregistrati in magazinul online, precum si datorita cresterii ofertei de produse la peste 10000 de SKU, clientul avea nevoie de o automatizare a procesului de tranzactionare a informatiilor din Magento in WinMentor (clienti noi, facturi, retururi, incasari) si invers, din Magento in WinMentor (articole noi, preturi curente, stocuri).

Pana in momentul respectiv, inregistrarile (creare documentelor, clientilor, articolelor, actualizarile etc) erau efectuate manual. Aceste inregistrari de multe ori erau insotite de aparitia greselilor umane de operare atat in WinMentor ERP cat si in partea de administrare (back-end) al magazinului on-line Magento.

Solutia Solutia este aplicatia “Primordial” de tip Backoffice care, printr-o interfata grafica intuitiva si usor de folosit, interfateaza magazinul Magento cu Winmentor.

Iata pasii implementarii in acest caz:

1. Accesul la sursele de date

Magento – accesul la datele magazinului virtual se face  pe doua cai: fie folosind Magento API prin acces liber la webervice-uri corespunzatoare, fie accesand direct tabelele bazei de date de tip MySQL in urma permisiunilor acordate de administratorul Magento.

WinMentor – accesul la informatiile din WinMentor ERP se face prin intermediul aplicatiei DocImpServer, de tip COM Server, pusa la dispozitie de producatorul erp-ului

2. Unificarea nomenclatoarelor de produse oferite de cele doua platfome.

Aceasta s-a realizat prin unificarea campului SKU specific articolului de tip configurabil Magento cu campul cod extern specific articolului cod mentor.

O caracteristica importanta a magazinelor online in domeniul fashion mai ales, este afisarea stocului artiolelor pe marimi, culori etc (exemplu: pantofi Adidas marimea 42 sau Tricou puma XL negru).In Magento aceste categorisiri se reflecta ca articole de tip ‘simple’ caracterizate prin anumite atribute si valori ale acestora. In Winmentor corespunzator acestor categorisiri avem atributele de caracterizare specifice unui articol, pe baza carora se poate tine dealtfel si stocul. A fost nevoie si de o unificare a acestor atribute, astfel incat stocul indicat de WinMentor sa fie acelasi cu stocul indicat de magazinul on-line Magento

3. Unificarea nomenclatoarelor de clienti oferite de cele doua platfome.

Pentru clientii deja existenti pe ambele platforme, unificarea s-a facut pe baza unui algoritm de potrivire (matching) bazat pe valori ale inregistrarii client (ex: nume, prenume, judet, localitate etc).

Pentru clientii noi Magento se insereaza pe campul cod extern al inregistrarii WinMentor, ID-ul inregistrarii corespunzatoare din Magento, astfel realizandu-se “potrivirea”.

De retinut este faptul ca aplicatia Primordial ofera posibilitatea afisarii fie a nomenclatoarelor din Magento fie a nomenclatoarelor din WinMentor si scoate in evidenta toate erorile cu privire la ‘nepotrivirea’ inregistrarilor corespunzatoare de pe cele doua platforme.

O data realizata unificarea nomenclatoarelor, urmatorii pasi se refera la ceea ce trebuie inserat sau actualizat, adica la tranzactiile dintre cele doua platforme.

De retinut este faptul ca, in aplicatia Primordial, tranzactiile se pot executa fie manual, la cererea utilizatorului, fie automat, prin ‘joburi’ programate sa se lanseze zilnic, la anumite ore setate.

 

4. Facturile proforme, retururile si clientii noi din Magento in WinMentor

Tranzactiile se executa intr-un interval de timp setat.

Aplicatia Primordial selecteza inregistrarile corespunzatoare din Magento, le stocheza in baza de date proprie, le vizualizeaza dupa care le insereaza in WinMentor cu numere corespunzatoare carnetelor de documente existente in WinMentor.

Scoate in evidenta eventualele incompatibilitati care ar putea exista(clienti, articole), da posibilitatea corectarii acestora, astfel incat utilizatorul are certitudinea inserarii unor date consistente in WinMentor, Facturile se insereaza  ca si operate prin urmare se executa si o actualizare automata a stocului in WinMentor.

Se identifica in WinMentor clientii atasati facturilor proforme din Magento in WinMentor. Daca acestia sunt clienti noi, se insereaza o data cu factura si clientul nou in WinMentor cu adresa de facturare specificata in Magento.

De retinut ca pe o factura se insereaza atat produsele cat si taxele de curierat.

Se ofera cifre de control care asigura utilizatorul ca tot ceea ce s-a emis in Magento ajunge si in WinMentor.

 

5. Articole noi, stocurile din WinMentor in Magento.

Tranzactiile se executa pe baza selectarii in aplicatia Primordial a documentelor de tip Receptie sau Facturi de Intrare create in WinMentor.

Pe baza pozitiilor-articole ale acestor documente, aplicatia identifica articolele din Magento si ‘aduna’ la stocul deja existent, cantitate intrata, astfel pastrandu-se ‘potrivirea’ stocului dintre cele doua platforme. (De retinut ca facturile proforme in Magento scad stocul). Articolele considerate noi, se creaza automat si in Magento.

 

6. Preturile din WinMentor in Magento

Aplicatia Primordial permite si actualizarea preturilor gestionate, din Winmentor in Magento

7. Incasarile sau Registru de Casa in WinMentor .

In acest caz, platile facute de catre clientii magazinului online ajung la beneficiar prin intemediul unei firme de curierat care are rolul de a livra marfa si a incasa banii (plati ale clientilor prin ramburs).Periodic, firma de curierat trimite raport cu incasari prin intermediul unui fisier specific.

Aplicatia Primordial, parseaza fisierul, vizualizeaza incasarile pe zile, pe baza unei informatii comune intre fisier si magento (OCM-ul) identifica facturile proforme din magento, pe baza facturilor proforme identifica facturile corespunzatoare deja emise in WinMentor, si astfel are toate informatia necesara pentru a crea registrul de casa in WinMentor cu pozitii de tip incasare – factura restanta la care face referire incasare. Astfel, automat se sting restantele clientului magazinului online

 

Concluzii, Rezultate si Beneficii

Cel mai important beneficiu este eliminarea efortului de copiere manuala de informatii intre WinMentor si Magento, reducand astfel posibilitatea aparitiei de greseli umane.

Nu mai exista timp operare manuala a facurilor in WinMentor (in cazul nostru s-a eliminat timp de operare 8h zilnic)

Nu mai exista timp operare manuala a registrului de casa(in cazul nostru s-a eliminat timp de operare 16 ore saptamanal)

Zilnic, mai exista maxim 1/2 ora de verificare si corectare eventuala a incosistentelor.

Rapoartele si Contabilitatea din WinMentor reflecta 100% activitatea operativa executata pe partea de magazin-online

Si sa nu uitam de acuratatea datelor atat pe parte de magazin online cat si pe cea din WinMentor

 

Implementarea solutiei, din momentul exprimarii cerintei pana la functionalitate completa, a durat 2 luni, totul defasurandu-se remote prin intermediul Skype si TeamViewer.

Despre aplicatia Primordial si Contact gasiti informatii:

aici: www.primordialsoft.ro/solutii/Primordial_WEB

Posted in Creare magazin online si Integrare ERP (WEB), Softul Primordial | Tagged , , , | 1 Comment

Activitati desfasurate intr-un depozit de marfa

Intr-un depozit de marfa (produse finite) au loc urmatoarele activitati uzuale:

Receptie (Receiving)

Receptionati marfa si o plasati intr-o anumita locatie dintr-un anumit depozit, gestiune(Put-away),  conform unei politici de depozitare, daca aceasta exista.  Rezultatul scriptic este documentul intrare de tip Receptie emis in ERP (programul de gestiune) cu efect asupra stocurilor/locatie/gestiune.

Stocare (Storage)

Tineti marfa un anumit timp in depozit. Periodic emiteti document de tip Inventar cu evidenta faptica a stocurilor/locatie/gestiune.  Din cand in cand mutati marfa dintr-o locatie in alta: document Transfer intre locatii/gestiuni cu efect asupra stocurilor.

Livrare (Shipping)

Preluati marfa  dintr-o anumita locatie (Pick-up), conform unei politici de livrare, daca aceasta exista, eventual plasati marfa intr-un container/palet (Pack).  Rezultatul scriptic poate fi un document iesire din gestiune de tip  Aviz de Expeditie, Transfer, Factura, cu efect asupra stocurilor/locatie/gestiune.

Acest workflow prezentat poate fi automatizat prin intermediul sistemului informatic asa cum este si sistemul Primordial WMS produs de Prima Software.

Iata cateva intrebaril la care trebuie sa existe raspuns inainte de implementarea unui sistem de tip WMS:

1. Care activitate o automatizati? Receptie si/sau Stocare si/sau Livrare?

2. Un SKU (stock-keeping unit) este un cod alfanumeric folosit pentru identificarea in mod unic a produsului din stoc.  Exista coduri de bara atasate pentru fiecare SKU in ERP(programul de gestiune)?

3. Folositi Unitati de Ambalare (UA) (ex: cutii, baxuri, pachete) in depozitarea si livrarea produselor? Exista definita relatiile de paritate intre SKU si UA? Exista coduri de bara interne definite si atasate unitatilor de ambalare?

4. In cazul activitatii de Receptie, care varianta de operare, creare a documentului Receptie pe scaner o agreati?

a) Receptia simpla: scanati produsele chiar inainte de depozitare, documentul de receptie creindu-se ad-hoc! Ce se intampla cu articolele noi care nu au inca coduri bara atasate?

b) Receptia planificata sau ‘condusa’ de un document electronic anterior creat, de tip aviz-de-expeditie-de-la furnizor,  varianta prin care de fapt ’bifati’ ca ce a trimis furnizorul ati si receptionat?

5. In cazul activitatii de receptie, cunoasteti locatiile sau rafturile unde vor fi depozitate marfurile, exista reguli, o politica de depozitare in acest sens? Va intereseaza ca manipulatorul sa fie ‘condus’ de sistem catre locatia potrivita, adecvata unde sa plaseze marfa receptionata?

6. ERP-ul (programul de gstiune) stie sa tina stocurile per diferite locatii din cadrul unei gestiuni depozit?

7. La fel, in cazul activitatii de Livrare, care varianta o agreati?

a) Livrarea simpla: scanezi marfa direct in depozit( la locatie, raft), documentul de iesire (aviz expeditie, comanda client, factura) creindu-se ad-hoc?

b) Sau Livrarea  planificata, ‘condusa’ de un document electronic anterior creat, de tip dispozitie de livrare ori comanda client, varianta prin care operatorul  de fapt ‘bifeaza” ca ceea ce este comandat este si livrat?

8. Ce fel de indicatori specifici acestor activitati de depozit folositi?

Intereseaza stocul scriptic la fiecare livrare?

Alerte cu privire depasirea capacitatii de incarcare a unui camion?

Dar capacitatea de incarcare a unui palet dpv al volumului ocupat?  Dar ordinea de incarcare a paletilor in TIR?

 

Iata deci doar cateva intrebari la care trebuie dat raspunsul in etapa de diagnostic premergatoare achizitiei unui sistem de tip WMS!

 

Posted in Automatizarea Depozitelor prin Coduri Bara (WMS), Softul Primordial | Tagged , , , | 1 Comment

Politicile Comerciale: Discount vs Promotie

Discounturile si promotiile, ca politici comerciale, sunt instrumente integrante procesului de vanzare care pot avea efect in cresterea vnzarilor dar si in nivelul datoriei clientilor si modului de plata a acestora.

Trebuie facute distinctie intre cele 2 notiuni: Discount si Promotie. Intr-un sistem informatic, cele 2 notiuni sunt proiectate diferit, deoarece ele insele, ca notiuni, desi au unele puncte comune, sunt putin diferite.

I. Discounturile

Sunt cele mai des folosite din categoria politicilor comerciale.

Discounturile sunt de 2 tipuri:

1. Discountul per client, se acorda indiferent de produsele cumparate de un anumit client si este un procent ce semnifica o reducere(majorare) din totalul unei facturi. Prin urmare discutam de un anumit discount pe antet-factura, pentru anumti clienti, indiferent de articolele cumparate. Pe factura tiparita,  discountul per client se poate reflecta ca un “Discount valoric” in subsolul facturii.

2. Discount per produs sau per clasa de produse, se acorda o reducere procentuala din pretul de referinta (lista) al produsului. Discutam de un anumit discount din pretul de lista pentru anumite produse aplicate anumitor clienti. Pe factura tiparita, discountul per produs se poate reflecta: – fie ca o modificare a pretului unitar pe factura, – fie ca un cumul “Discount valoric” tiparit imediat sub produsul sau clasa de produse discountate, – fie ca un cumul total “Discount valoric tiparit in subsolul facturii.

 

 

II. Promotiile

Diferenta fata de discount consta in faptul ca in cazul promotiei discutam de

1. un prag necesar declansarii promotie. Pargul poate fi cantitativ sau valoric.

2. beneficiul promotiei. Beneficiul promotiei poate fi cantitativ sau procentual/valoric.

La fel ca la discounturi, promotiile se refera la anumiti clienti sau la anumite produse.

De regula promotiile sunt de tip “on the spot”, adica beneficiile promotiilor sunt date de existenta(cumulul) anumitor produse, care fie din punct de vedere valoric fie din punct de vedere cantitativ ,ating pragul setat necesar declansarii promotiei, si atentie, totul se refera la clientul si produsele de pe factura/comanda curenta!

Tipurile de promotii sunt date de combinatia cantititiv – valoric atribuita atat pragului cat si beneficiului promotiei:

Exemple:

1. Prag cantitativ – beneficiu cantitativ Intre 10 si 12 baxuri ale Produsului 1 se mai acorda gratis inca un bax din acelasi produs.

2. Prag cantititativ – beneficiu valoric Intre 10 si 12 baxuri ale Produsului 1 se acorda un discount de 2% la pretul de lista al produsului 1

3. Prag valoric – beneficiu cantitativ Daca valoarea totala a Produsului 1 comandat depaseste valoarea de 1000 ron, se acorda un bax Produs 1 gratis

4. Prag valoric – beneficiu valoric Daca valoarea totala a comenzii este intre 1000 si 2000 se acorda un discount per client de 1%, daca este mai mare de 2000 ron se acorda un discount de 1,5 %

Concluzia

Deseori companiile folosesc Discounturile si Promotiile pentru a atrage clientii sa cumpere produse/servicii si astfel sa-si creasca vanzarile.

Dar, in unele cazuri, daca modelele de crearea a politicii de Discounturi si Promotii nu au fost bine alese, daca nu exista o corelare adecvata intre toti parametrii: pret achizitie, pret referinta, procente, praguri, beneficii, daca nu exista si politica de creditare client adecvata (termene de plata, blocaje facturare la client etc), poate aparea surpriza ca, desi vanzarile cresc profitul scade!

Plus, sa nu uitam,

de importanta rapoartelor de analiza a acestor campanii de politici comerciale care pot scoate in evidenta profitabilitatea campaniilor repective!

 

 

 

 

Posted in Automatizarea Fortei de Vanzari (SFA), Indicatori Cheie si Managementul Performantei (KPI), Softul Primordial | Tagged , , | Comentarii oprite